Prima nota: cos'è, un esempio pratico e come la gestisce il software

Da 1.000 a 8.000 euro di sanzione: la prima nota tenuta male rende una contabilità che il Fisco non riesce a leggere.

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Ogni registrazione in prima nota, una fattura, un pagamento, un movimento di cassa, è il mattone su cui poggia il bilancio e la dichiarazione dei redditi: se manca o è sbagliata, l’errore si propaga fino al libro giornale e alla liquidazione IVA. Le imprese individuali e le società di persone con ricavi 2025 sotto 500.000 euro per i servizi o 800.000 euro per le altre attività restano in contabilità semplificata nel 2026, dove la prima nota tenuta bene copre quasi tutto il resto. Chi ha superato quelle soglie nel 2025 passa in automatico alla contabilità ordinaria dal 1° gennaio 2026, e la prima nota diventa il primo passaggio prima del vero libro giornale. Le società di capitali restano sempre in contabilità ordinaria, a prescindere dal fatturato.

Cos’è davvero la prima nota, se non è un libro previsto dalla legge?

L’articolo 2214 del Codice civile obbliga l’imprenditore commerciale a tenere il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture richieste dalla natura e dalla dimensione dell’impresa, ma non nomina in nessun punto la prima nota. La prima nota è quindi uno strumento organizzativo, non un libro obbligatorio in senso stretto: un registro cronologico dove ogni movimento (un incasso, un pagamento, un prelievo di cassa, una fattura emessa o ricevuta) viene annotato nell’ordine in cui accade, prima di essere smistato nei conti giusti. Nella pratica quotidiana di uno studio o di una PMI resta comunque il punto di partenza di tutto: senza una prima nota precisa e aggiornata, il libro giornale vero e proprio si scrive in ritardo e con più errori.

Quali soglie decidono se basta la prima nota o serve la contabilità ordinaria?

Lo stabilisce l’articolo 18 del DPR 600/1973: chi ha chiuso il 2025 con ricavi entro 500.000 euro (attività di servizi) o 800.000 euro (cessione di beni e altre attività) resta nel regime di contabilità semplificata anche nel 2026, quello dove la prima nota fa gran parte del lavoro. Chi ha superato quelle soglie nel 2025 è obbligato alla contabilità ordinaria dal 1° gennaio 2026: libro giornale, libro degli inventari e registri IVA completi, con la prima nota che resta come base di appoggio ma non basta più da sola. Le società di capitali (Srl, Spa) sono sempre in contabilità ordinaria, indipendentemente dai ricavi: per loro la domanda non si pone.

Come si registra in pratica un movimento in prima nota?

Un esempio concreto: un’officina emette una fattura da 1.200 euro più IVA a un cliente il 3 del mese, e la incassa il 20. Sulla prima nota compaiono due righe distinte, non una sola: la prima registra l’emissione della fattura (data, numero documento, cliente, importo imponibile, IVA, causale “vendita”), la seconda registra l’incasso quando arriva davvero (data, modalità di pagamento, importo, riferimento alla fattura collegata). Chi confonde le due righe, o le accorpa in una sola, perde la tracciabilità di chi ha già pagato e chi no: è l’errore più comune nelle prime note tenute a mano, ed è la prima cosa che un buon software gestionale evita in automatico, perché lega ogni incasso al documento che lo ha generato.

Cosa rischia chi tiene la prima nota in disordine o incompleta?

La sanzione per chi non tiene o non conserva le scritture contabili richieste dalla legge, secondo l’articolo 9 del decreto legislativo 471/1997, va da 1.000 a 8.000 euro. Può essere ridotta fino alla metà del minimo se le irregolarità riscontrate nei libri o nei registri sono di lieve entità e non hanno ostacolato l’accertamento delle imposte dovute; raddoppia invece se dai controlli emergono evasioni di imposte dirette e IVA superiori complessivamente a 50.000 euro nel periodo d’imposta. La prima nota in sé non compare in questo elenco, perché non è un libro obbligatorio, ma è quasi sempre la causa a monte: un libro giornale incompleto o inattendibile nasce quasi sempre da una prima nota tenuta a intermittenza, con voci mancanti o annotate mesi dopo a memoria.

Cosa cambia con un software gestionale rispetto al quaderno o al foglio Excel?

Un gestionale collega la prima nota alle fatture emesse e ricevute, al conto corrente e allo scadenzario, così ogni movimento nasce già abbinato al documento che lo giustifica invece di essere ricopiato a mano da un foglio a un altro. Il vantaggio pratico si vede a fine mese, quando si chiude la cassa: con un foglio Excel gestito da una sola persona, ogni disallineamento tra quello che dice la banca e quello che dice il foglio richiede ore di ricerca riga per riga; con un gestionale collegato al conto, la riconciliazione segnala subito quale movimento non ha ancora un corrispondente. Non serve un ERP completo per questo passaggio: basta il modulo di contabilità e fatturazione, che è spesso il primo a essere adottato anche da chi non ha ancora bisogno di magazzino o produzione.

Vai più a fondo

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• Fiscoetasse, soglie del regime di contabilità semplificata · i limiti di ricavi dell’articolo 18 DPR 600/1973
• Decreto legislativo 471/1997 (Agenzia delle Entrate, testo integrale) · l’articolo 9 sulle sanzioni per scritture contabili omesse o irregolari
• ERP: cos’è, come funziona e quando serve davvero a una PMI · dove si colloca la prima nota dentro un sistema integrato
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