Conservazione fatture elettroniche: scadenza 31 gennaio, sanzioni fino a 8.000 euro

Le fatture elettroniche emesse e ricevute nel 2024 vanno conservate a norma entro il 31 gennaio 2026, tre mesi dopo la dichiarazione dei redditi.

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Mancare questa scadenza espone a una sanzione da 1.000 a 8.000 euro per irregolare tenuta della contabilità, anche se le fatture risultano regolarmente inviate allo SdI e archiviate in un semplice PDF sul computer dell’amministrazione. Il file XML non conservato a norma perde valore probatorio: in un contenzioso con un cliente o durante un controllo fiscale, un giudice o un verificatore può non accettarlo come originale valido. Programmare la conservazione ogni anno, non solo quando arriva il sollecito del commercialista a ridosso della scadenza, evita di ritrovarsi a gennaio con dodici mesi di documenti da mettere a norma in poche settimane.

Conservazione a norma e invio allo SdI non sono la stessa cosa

Chi emette fatture elettroniche pensa spesso che l’obbligo si esaurisca con l’invio al Sistema di Interscambio. Non è così: l’invio allo SdI garantisce che la fattura arrivi al destinatario e all’Agenzia delle Entrate, ma non equivale alla conservazione digitale a norma, un processo distinto che deve garantire nel tempo immutabilità, integrità, autenticità e leggibilità del documento, secondo i requisiti dell’articolo 2 del DM 17 giugno 2014, il decreto che ha attuato l’articolo 21, comma 5, del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). Un file XML scaricato e salvato in una cartella del computer, senza un processo di conservazione certificato, non basta a soddisfare l’obbligo, anche se tecnicamente esiste e può essere riaperto.

Quali sono i termini da rispettare?

L’obbligo generale di conservazione delle scritture contabili, previsto dall’articolo 2220 del Codice civile, dura dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per il processo di conservazione digitale a norma vale invece un termine più stretto: secondo l’articolo 3, comma 3, del DM 17 giugno 2014, che richiama l’articolo 7, comma 4-ter, del DL 357/1994, la conservazione va completata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno a cui i documenti si riferiscono. Per le fatture emesse e ricevute nel 2024, con dichiarazione dei redditi presentata entro il 31 ottobre 2025, il termine cade quindi il 31 gennaio 2026, come confermano concordemente diversi studi tributari e testate specializzate in fiscalità, tra cui InformazioneFiscale e MySolution. Dal 2024 l’obbligo riguarda anche i titolari di partita IVA in regime forfettario, che fino a quell’anno erano in gran parte esonerati dalla fatturazione elettronica stessa.

Cosa succede se non si rispetta la scadenza?

La mancata o irregolare conservazione rientra tra le violazioni sanzionate dal D.Lgs. 471/1997 in materia di irregolare tenuta della contabilità: le sanzioni amministrative vanno da 1.000 a 8.000 euro per violazione accertata, un intervallo confermato su più fonti fiscali indipendenti. Il rischio economico diretto, però, spesso pesa meno della conseguenza pratica: senza una conservazione valida, l’azienda non ha modo di dimostrare in modo certo il contenuto e la data di una fattura di fronte a un accertamento o a una contestazione del cliente, con un impatto che può superare di molto l’importo della sanzione stessa.

Come si mette a norma un archivio di fatture?

Esistono due strade praticabili per una PMI. La prima è il servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per le fatture elettroniche transitate dallo SdI, che copre un periodo di 15 anni, superiore al minimo legale di dieci: richiede però un’adesione esplicita sul portale Fatture e Corrispettivi, non è automatico. La seconda è affidarsi a un provider privato accreditato AgID, quasi sempre lo stesso fornitore del gestionale o del software di fatturazione già in uso: la maggior parte dei gestionali italiani per PMI include oggi la conservazione digitale come modulo integrato o come servizio in abbonamento separato, con il vantaggio di tenere in un unico archivio fatture, corrispettivi e talvolta anche i libri contabili. In entrambi i casi, il processo genera un pacchetto di archiviazione firmato digitalmente e marcato temporalmente, l’unico formato che regge davanti a un accertamento.

Domande frequenti

La conservazione sostitutiva è obbligatoria anche per i forfettari? Sì, dal 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica e di conservazione a norma riguarda anche chi opera in regime forfettario, senza più le esenzioni previste negli anni precedenti.

Basta salvare il PDF della fattura sul computer? No. Un PDF o un file XML salvato senza un processo di conservazione certificato non soddisfa i requisiti di immutabilità e autenticità richiesti dalla normativa e non ha lo stesso valore probatorio di un pacchetto di conservazione firmato e marcato temporalmente.

Per quanti anni vanno conservate le fatture? Il minimo legale è dieci anni dalla data dell’ultima registrazione contabile, secondo l’articolo 2220 del Codice civile. Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate conserva per 15 anni, oltre il minimo richiesto.

Vai più a fondo

Normativa di riferimento: articolo 2220 del Codice civile, articolo 21 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e DM 17 giugno 2014. WebFetch e curl diretti verso i portali istituzionali sono risultati bloccati dalla policy di rete in questo run: i termini e le scadenze sono stati triangolati su fonti fiscali indipendenti concordanti, tra cui InformazioneFiscale e MySolution.

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