Fattura proforma: perché non ha valore fiscale (e quando ti serve comunque)

Si chiama fattura, ha lo stesso layout di una fattura, ma non è una fattura: la proforma non ha valore fiscale, non va trasmessa al Sistema di Interscambio e non si registra in contabilità. Eppure l’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 8 del 21 gennaio 2020, l’ha riconosciuta come documento idoneo a sostenere il differimento della fattura elettronica per le prestazioni di servizi, a patto che contenga descrizione dell’operazione, data di effettuazione e identificativi delle parti. Un documento senza peso fiscale che, usato bene, sposta comunque una scadenza vera.

Perché ti riguarda

Se emetti preventivi, richieste di acconto o documenti di accompagnamento per l’export, la proforma è probabilmente già nel tuo flusso, magari senza che il gestionale la distingua chiaramente dalla fattura vera. Il rischio pratico è duplice: da un lato, chi tratta la proforma come se avesse valore fiscale rischia di dimenticare l’emissione della fattura elettronica definitiva una volta incassato il pagamento, esponendosi ai termini ordinari di trasmissione allo SdI; dall’altro, chi non la usa affatto perde uno strumento comodo per formalizzare un ordine o richiedere un anticipo senza dover ancora emettere un documento fiscale, che magari andrà corretto più volte prima della vendita definitiva.

Cosa può fare la fattura proforma, se non ha valore fiscale?

Proprio perché non è un documento ai fini IVA, la proforma si può modificare liberamente senza le formalità di una nota di credito: se il cliente cambia idea sulla quantità o sul prezzo pattuito, si corregge e si rinvia, senza aver mai impegnato nulla verso il fisco. Questo la rende utile in tre situazioni ricorrenti: formalizzare le condizioni economiche di una vendita prima dell’accordo finale, richiedere un pagamento anticipato in modo ordinato quando il cliente lo pretende prima di procedere, e semplificare alcune procedure doganali nelle spedizioni extra UE, dove le autorità la accettano per campioni, resi, riparazioni o merci non destinate alla vendita.

Come si collega davvero alla fattura elettronica differita?

Qui sta il punto tecnico che la maggior parte delle guide generiche salta: la fattura differita per le prestazioni di servizi è ammessa solo se esiste “idonea documentazione” da cui risulti la data di effettuazione dell’operazione, e la proforma, quando è completa di descrizione e date, soddisfa quel requisito secondo l’Agenzia delle Entrate. In pratica, un fornitore che emette una proforma il 3 del mese e incassa il 20 può riepilogare quella prestazione, insieme ad altre verso lo stesso cliente nello stesso mese solare, in un’unica fattura differita da trasmettere allo SdI entro il 15 del mese successivo, invece dei 12 giorni previsti per la fattura immediata. Il vantaggio è amministrativo, non fiscale: meno documenti da emettere uno per uno, stessa base imponibile dovuta.

Quando conviene usarla nella pratica commerciale?

Nell’export, la proforma è spesso il primo documento che parte verso il cliente estero, non appena arriva l’ordine: se il pagamento è anticipato, il fornitore la manda per formalizzare la richiesta prima di spedire la merce, mentre la fattura commerciale definitiva segue solo dopo l’incasso o al momento della spedizione. La dogana americana, per esempio, ammette la proforma per lo sdoganamento quando la fattura commerciale non è ancora disponibile. Sul mercato interno, la stessa logica vale per un acconto importante su un ordine di fornitura: prima di muovere produzione o materiale, il fornitore chiede la proforma firmata, e solo all’incasso emette il documento fiscale.

Quali errori commettono più spesso le PMI con la proforma?

Il più comune è dimenticare che dietro la proforma deve sempre arrivare la fattura elettronica vera, con la sua scadenza propria: chi tratta la proforma come punto d’arrivo, e non come tappa intermedia, scopre il problema solo quando il cliente chiede il documento fiscale per la propria contabilità e non lo trova. Il secondo errore è l’opposto: usare il termine “proforma” su un documento che in realtà contiene già tutti gli elementi di una fattura ordinaria, generando confusione con il proprio commercialista su quale sia il documento che genera l’obbligo di trasmissione. La proforma resta utile solo finché resta chiaramente distinta, nel gestionale e nel nome del file, dal documento che la seguirà.

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