CIG e CUP in fattura elettronica: i campi che il gestionale deve controllare prima di inviarla alla PA

Il CIG, codice identificativo di gara, e il CUP, codice unico di progetto, sono due campi del tracciato XML della fattura elettronica, non annotazioni libere: vanno scritti in uno dei blocchi 2.1.2-2.1.6 del file, tra DatiOrdineAcquisto, DatiContratto, DatiConvenzione, DatiRicezione e DatiFattureCollegate, come spiega il glossario tecnico di TeamSystem. Sono obbligatori sulle fatture verso la pubblica amministrazione quando il contratto o l’appalto lo prevede, e dal 6 novembre 2020 la loro assenza o un errore nella loro indicazione sono una delle cinque cause di rifiuto previste dal decreto del Ministero dell’Economia n. 132/2020, annunciato da AgID. Senza quei codici nel campo giusto, l’ente pubblico non avvia nemmeno la procedura di pagamento.

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Una PMI che fattura a un Comune, un’azienda sanitaria o una stazione appaltante non decide da sola se inserire CIG e CUP: lo decide il contratto, e il gestionale deve saperlo leggere e tradurre nel punto giusto del file.

• Il campo corretto non è la descrizione della fattura: i codici vanno nell’elemento XML dedicato, altrimenti il sistema dell’ente non li riconosce anche se compaiono, scritti a mano, da qualche parte nel documento.
• Un rifiuto per CIG o CUP mancante non è un controllo di importo o di aliquota IVA: significa pagamento fermo fino al reinvio corretto, con tempi che si allungano se nessuno controlla la notifica di esito.
• Riguarda anche chi ha un solo contratto di manutenzione o fornitura con un ente pubblico, non solo chi partecipa a gare con regolarità.

Cosa sono il CIG e il CUP, e quando la PA li può davvero chiedere?

Il CIG identifica in modo univoco una gara o un affidamento pubblico, qualunque sia la procedura usata e l’importo del contratto. Lo lega alla tracciabilità dei flussi finanziari il documento dell’Autorità Nazionale Anticorruzione sulla legge 136/2010: ogni strumento di pagamento di un contratto pubblico deve riportarlo, con le sole eccezioni che l’Autorità individua caso per caso. Il CUP riguarda invece il progetto di investimento, non la singola gara: serve per opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria e interventi finanziati con fondi comunitari, oltre ai casi dell’articolo 11 della legge 3/2003, come riepiloga il portale Lente Pubblica. L’obbligo di riportarli anche sulla fattura elettronica, non solo sui documenti di gara, risale all’articolo 25 del decreto legge 66/2014, che vincola proprio a questo il pagamento da parte dell’ente, come ricostruiscono sia TeamSystem che Lente Pubblica nelle rispettive guide operative. I testi integrali di Normattiva e della Gazzetta Ufficiale non sono stati raggiungibili in questo run per un blocco di rete confermato sugli host istituzionali: il quadro qui riportato è triangolato su queste fonti operative concordanti, non verificato riga per riga sul testo di legge originale.

Dove deve scrivere il gestionale i codici CIG e CUP nella fattura?

Il tracciato della fattura elettronica prevede cinque blocchi alternativi per questi codici: 2.1.2 DatiOrdineAcquisto, 2.1.3 DatiContratto, 2.1.4 DatiConvenzione, 2.1.5 DatiRicezione e 2.1.6 DatiFattureCollegate, ciascuno con un elemento CodiceCIG e un elemento CodiceCUP al proprio interno, secondo il glossario di TeamSystem e le schede tecniche di Fatture in Cloud. Un gestionale che scrive il codice nel blocco sbagliato, o lo lascia solo nella descrizione libera della riga, produce una fattura che il Sistema di Interscambio consegna comunque, ma che l’ente può rifiutare perché il campo che il suo sistema legge in automatico resta vuoto. Il formato conta altrettanto: il CIG è lungo 10 caratteri alfanumerici, il CUP 15, come indicano le rispettive schede di Fatture in Cloud. Diversi uffici fatturazione di enti pubblici segnalano inoltre che il campo va compilato con il solo codice, senza la sigla “n.”, spazi iniziali o finali né altri caratteri: il sistema di controllo dell’ente lo confronta carattere per carattere con quello comunicato in fase di ordine, e una differenza anche minima vale come codice mancante.

Cosa succede davvero se CIG o CUP sono assenti o sbagliati?

Dal 6 novembre 2020 il decreto del Ministero dell’Economia n. 132/2020 fissa cinque motivazioni, e solo quelle, con cui una pubblica amministrazione può rifiutare una fattura elettronica. La seconda in elenco è proprio l’omessa o errata indicazione di CIG o CUP, come riporta AgID e descrive anche Edotto. L’ente deve indicare questa motivazione nel campo dedicato alla notifica di esito e comunicarla tramite il Sistema di Interscambio: non può rifiutare per un motivo diverso da quelli elencati, ma su questi cinque può farlo, e il rifiuto blocca il pagamento fino al reinvio corretto. Per i soli errori sul CUP legati ad attività finanziate con fondi pubblici, dal 27 gennaio 2026 è attivo un servizio web dell’Agenzia delle Entrate che permette di integrare o correggere il codice senza generare una nuova fattura, secondo quanto riporta anche Rete Agevolazioni: un correttivo utile, ma che riguarda solo quel codice, non il CIG, e non sostituisce i controlli da fare prima dell’invio.

Cosa deve controllare un titolare prima di fatturare a un ente pubblico?

Tre controlli valgono più di qualunque promessa commerciale del fornitore del gestionale. Primo, verificare che il software permetta di assegnare CIG e CUP al blocco corretto del tracciato, non solo di scriverli in una nota libera, perché è lì che il sistema dell’ente li legge davvero, come già succede per altri campi che lo SdI scarta se fuori posto, descritto nella nostra guida sugli scarti più comuni del Sistema di Interscambio. Secondo, controllare che il gestionale segnali in anticipo un ordine o un contratto che richiede questi codici e non li trova compilati, invece di generare comunque il file XML e lasciare che sia l’ente a scoprire il buco. Terzo, tenere sotto controllo gli aggiornamenti dello SdI che riguardano i servizi collegati, compresi quelli raccontati nella nostra rassegna delle novità della fatturazione elettronica: un fornitore di gestionali che non aggiorna questi dettagli lascia il rischio del rifiuto sulle spalle del cliente, non sulle proprie.

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Fonti: TeamSystem, glossario dei codici CIG e CUP · AgID, il nuovo decreto specifica le cause di rifiuto · ANAC, documento sulla tracciabilità dei flussi finanziari · Agenda Digitale, perché CIG e CUP sono fondamentali in fattura elettronica (fonte non raggiungibile per blocco di rete confermato in questo run, citata come riferimento di settore e origine della ricerca).

Approfondimenti: Fattura scartata dal SdI: gli errori più comuni e come rimediare in cinque giorni · Fatturazione elettronica 2026: cosa deve già fare il tuo gestionale · Codice SDI: cosa cambia dal 15 maggio 2026 per chi gestisce più clienti.

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