Una fattura scartata dal SdI si corregge in cinque giorni, non uno di più

Una fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio non arriva al cliente e si considera come non emessa: zero effetti fiscali finché l’errore segnalato non viene corretto e il documento rinviato. Lo SdI notifica il codice di errore entro 5 giorni dalla trasmissione, e da quel momento il mittente ha altri 5 giorni per correggere e reinviare mantenendo lo stesso numero e la stessa data, pena l’emissione tardiva.

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Un software di fatturazione che non controlla i campi prima dell’invio sposta il problema dal momento dell’emissione a quello, molto più costoso, della scoperta tardiva dello scarto. Chi scopre lo scarto il giorno stesso ha tutto il tempo per correggere il dato sbagliato e rinviare senza conseguenze. Chi lo scopre dopo una settimana, magari perché nessuno controlla la cartella degli esiti SdI, si ritrova una fattura mai emessa fiscalmente: se il termine dei 5 giorni per il reinvio è già passato, la nuova emissione è tardiva, con le sanzioni che la nostra guida sul ravvedimento per fattura in ritardo spiega nel dettaglio. La domanda operativa da farsi non è “il mio gestionale invia le fatture”, ma “il mio gestionale mi avvisa subito se una fattura viene respinta”.

Cosa succede davvero quando una fattura viene scartata?

Lo scarto è un controllo formale, non di merito: il Sistema di Interscambio verifica che il file XML sia leggibile, che i dati obbligatori siano coerenti e che l’identificativo fiscale del cliente esista davvero negli archivi dell’Anagrafe Tributaria. Se un controllo fallisce, lo SdI rifiuta il file e non lo consegna al destinatario: a differenza della fattura inviata e ricevuta con successo, qui non c’è un documento valido da correggere con una nota di variazione, perché quel documento, agli occhi del fisco, non è mai esistito. È una differenza che confonde chi viene da anni di fatturazione cartaccia: non si “cancella” una fattura scartata, perché non c’era nulla da cancellare.

Quali sono gli errori più comuni che fanno scattare il rifiuto?

Gli scarti si concentrano su poche famiglie di errore, secondo la documentazione raccolta da TeamSystem e dalla guida ai codici di CentroFiscale:

• Errore 00001, nome del file non conforme alle regole di nomenclatura dello SdI.
• Errori 00100 e 00101, certificato di firma digitale scaduto o revocato.
• Errore 00106, file vuoto o corrotto in fase di trasmissione.
• Errore 00404, fattura duplicata, stesso numero già trasmesso con successo.
• Errore 00311, codice destinatario non valido o inesistente.
• Errori 00300 e 00302, identificativo fiscale del cliente (partita IVA o codice fiscale) non valido o non trovato negli archivi.
• Errore 00324, incoerenza tra identificativo IVA e codice fiscale dello stesso soggetto.
• Errore 00400, aliquota IVA pari a zero senza indicare il codice Natura corrispondente.
• Errore 00417, fattura senza partita IVA né codice fiscale del cliente.

La causa più frequente in assoluto resta la partita IVA del cliente non più attiva: succede quando un’azienda ha cessato l’attività, si è fusa con un’altra o è stata dichiarata in fallimento, e chi emette la fattura usa ancora il vecchio identificativo senza aver verificato lo stato corrente in Anagrafe Tributaria.

Quanto tempo c’è per correggere, e cosa succede se si sfora?

Il meccanismo è a doppio binario di 5 giorni, confermato in modo concorde da QuiFinanza e da TeamSystem: lo SdI ha fino a 5 giorni dalla trasmissione per notificare l’esito e, se negativo, il codice di errore; da quel momento il mittente ha altri 5 giorni per correggere il difetto e rinviare il file, conservando lo stesso numero e la stessa data del documento originario. Rispettando questa finestra, la fattura si considera emessa alla data originaria, non a quella del reinvio. Chi supera il secondo termine di 5 giorni deve invece emettere una nuova fattura con data odierna, che fiscalmente è un’emissione tardiva: da qui scattano le sanzioni e l’eventuale ravvedimento operoso descritti nella guida alle sanzioni per fattura in ritardo, proporzionali ai giorni di ritardo e all’imposta dovuta.

Come evitare lo scarto, invece di rincorrerlo?

Il controllo che previene la maggior parte degli scarti è semplice e si fa prima di emettere, non dopo: verificare la partita IVA del cliente sul servizio di controllo dell’Agenzia delle Entrate o su VIES per i soggetti intracomunitari, soprattutto se è passato più di un anno dall’ultima fattura a quel cliente. Un buon gestionale segnala in automatico un cliente con partita IVA cessata prima ancora di generare il file XML, invece di lasciare che sia lo SdI a scoprirlo a trasmissione già avvenuta. Vale la pena anche impostare una notifica, email o interna al software, su ogni esito di scarto: un’azienda che controlla la cartella degli esiti SdI solo a fine mese rischia di scoprire l’errore quando i 5 giorni per il reinvio sono già scaduti da tempo. Chi usa il canale SdI anche per ricevere fatture, non solo per emetterle, trova lo stesso principio di tracciabilità del documento, numero e data che vale per l’emittente, descritto nella nostra guida al Codice SDI.

Vai più a fondo

Fonti: TeamSystem, cosa fare se la fattura elettronica viene scartata · QuiFinanza, come correggerla e rimandarla al SdI · CentroFiscale, guida ai codici di errore SdI.

Approfondimenti: Codice SDI: guida alla fatturazione elettronica · Fattura in ritardo: sanzioni e ravvedimento operoso · Fattura differita: termine di emissione e TD24.

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