Fattura elettronica a un privato, le regole diverse dal B2B che il gestionale deve gestire

Quando il cliente non è una partita IVA ma una persona fisica, la fattura elettronica resta obbligatoria, ma cambiano tre cose rispetto a una fattura B2B: il codice da inserire nel software, cosa va materialmente consegnato al cliente oltre al file XML che non può leggere, e da febbraio 2024 anche chi deve attivarsi per vedere il documento nel portale dell’Agenzia delle Entrate.

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Se vendi anche a consumatori finali, in negozio, online o come artigiano che fattura al cliente privato, l’errore più comune non è dimenticare la fattura elettronica, ormai obbligatoria dal 2024 per tutti i soggetti IVA senza soglie, nemmeno per i forfettari. L’errore è trattare il privato come un’azienda qualsiasi: configurare il software con un codice destinatario sbagliato, oppure dimenticarsi che il cliente, a differenza di un’impresa, ha bisogno di un documento che possa effettivamente leggere e non solo di un file XML depositato da qualche parte. Chi gestisce un piccolo e-commerce o una rete di negozi con molte vendite a privati rischia di scoprire il problema solo quando un cliente chiede, mesi dopo, una copia che nessuno gli ha mai dato.

Quale codice si usa per un cliente privato

Per una persona fisica non esiste un codice destinatario a 7 caratteri come per un’azienda strutturata: si usa il codice convenzionale “0000000”, lo stesso previsto per i consumatori finali, i forfettari senza codice attivo e i piccoli produttori agricoli. La fattura, in questo caso, resta comunque depositata e consultabile nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, ma non viene recapitata in automatico a nessun software del destinatario: è il motivo per cui, nella pratica, serve dare al cliente qualcos’altro oltre al file. I casi in cui invece serve un vero codice destinatario o una PEC, e come si configurano nel gestionale, sono spiegati più nel dettaglio in questa guida sul codice SDI.

Cosa va consegnato oltre al file XML

Il file XML trasmesso al Sistema di Interscambio non è leggibile da chi non ha un software dedicato: un cliente privato che lo ricevesse così non capirebbe nulla. Per questo, salvo che il cliente rinunci espressamente, chi emette la fattura deve comunque metterlo in condizione di vederla in un formato comprensibile, in genere una copia cartacea o un file leggibile come un PDF inviato per email: una prassi che discende dall’articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 127/2015 e che resta la parte più trascurata dell’intero processo, perché il software genera l’XML in automatico ma non sempre genera, da solo, anche la copia da dare in mano al cliente. Chi usa un gestionale che stampa in automatico una versione leggibile a fianco dell’XML evita il problema; chi si affida solo all’invio allo SDI, no.

Cosa è cambiato il 24 febbraio 2024

Fino a quella data, per consultare le proprie fatture elettroniche nell’area riservata del portale, il consumatore finale doveva presentare una richiesta espressa di adesione al servizio. Il decreto-legge 145/2023, convertito dalla legge 191/2023, ha eliminato quel passaggio: con il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 105669 del 24 febbraio 2024, le fatture emesse verso i privati sono visibili in automatico nella loro area riservata, senza che debbano più chiedere nulla in anticipo. Per chi vende a consumatori, il punto pratico è che il cliente può oggi ritrovare da solo le fatture ricevute, anche se non gli è mai stata consegnata una copia cartacea: non è un alibi per saltare la consegna della copia leggibile, ma riduce il rischio di contestazioni per fatture “sparite”.

Cosa rischia chi sbaglia la configurazione

Un codice destinatario impostato male per un cliente privato non genera di per sé una sanzione automatica, perché la fattura resta comunque depositata e tracciata allo SDI. Il rischio reale è commerciale: un cliente che non riceve mai una copia leggibile e non sa di doverla cercare nel portale può contestare il pagamento, chiedere una nuova emissione o, nei casi più seri, rivolgersi al venditore convinto di non avere mai ricevuto la fattura. Il problema diventa fiscale solo se la fattura non viene emessa affatto o se viene emessa in ritardo rispetto ai termini ordinari, un caso diverso trattato in questa guida su scadenze e sanzioni.

Chi deve applicare questa regola

Riguarda chiunque emetta fatture a consumatori finali: negozi che fatturano su richiesta, artigiani che lavorano anche per privati, e-commerce che vendono fuori dal regime degli scontrini elettronici, professionisti con clienti persone fisiche. Dal 2024 l’obbligo di fattura elettronica non guarda più al tipo di cliente, ma riguardava già da prima l’intero rapporto fiscale: quello che cambia con il privato è solo la parte operativa appena descritta, non l’obbligo di fatturare in sé, come già chiarito per i forfettari quando l’obbligo è diventato universale senza soglie di fatturato.

Vai più a fondo

Fonte primaria: Agenzia delle Entrate, provvedimento n. 105669 del 24 febbraio 2024, in attuazione dell’articolo 4-quinquies, comma 4, del decreto-legge 145/2023 convertito dalla legge 191/2023 · decreto legislativo 127/2015, articolo 1, comma 3, testo su Normattiva · sintesi operativa triangolata su Money.it ed EcNews.

Approfondimenti: Codice SDI: come funziona e quando cambia · Fattura elettronica in ritardo: sanzioni e ravvedimento · Obbligo di fattura elettronica per i forfettari senza soglia.